酒店会议接待流程6篇

篇一：酒店会议接待流程

　　会议接待流程

　　一、 前期准备工作 1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐

　　场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。

　　2、 以 〔旅行社〕或 〔一般会议〕形式完成初步报价，

　　双方初步达成合作意向。

　　3、 通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的

　　预留，在本部门做好相应场地的登记，防止重复预定。

　　4、 检查所涉及场地是否可用，确保场地能够到达客户预期

　　需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批 准后将结果回复客户。

　　5、 双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检 查，确保场地完好可用。

　　二、 中期对接工作 1、 根据预约时间带着客户参观酒店及所涉及的场地。

　　2、 对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出 的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及 酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。

　　3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式〔出示证件或当地派 出所/接待办盖章免证件〕、前台布置、引领安排，房务 要求〔房间配备、撤消费品等其它要求〕餐饮要求〔桌 餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它

　　.

　　要求〕会议要求〔会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、 横幅、绿植等其它要求〕安保要求〔预留停车位，照相 位、特殊平安保障及其它要求〕工程要求〔安排工程人 员会期跟踪及配合等其它要求〕 4、 可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容 及费用等事宜进行纸质确认，合同书中表达双方应尽的 责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行 详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。

　　5、 根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细 节均在会议任务单中表达，涉及所有相关部门，要求各 部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期 间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人 介绍于各个营业点认识。

　　6、 会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字 后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。

　　三、 会期跟踪工作 1、 销售部根据会议规模安排 1-2 位销售经理全程跟踪会 议，确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪， 包括报道、入住、用餐、会议及其它。

　　2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相 关安排再次进行检查，确保会议顺利进行。

　　3、 会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所

　　.

　　做的一些更改及变动及时与相应部门进行沟通、协调， 最终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动。

　　4、 总台安排 1 名人员负责会议期间所有账务的核对，于当 天上午将昨日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会 务负责人核对后该负责人签字，后销售经理将该账单交 于总台账务负责人员保存。会议结束当天将所有账务汇 总与会务组负责人再次进行核对，无误后客人签字，按 当初所谈付款方式进行付款或挂账。

　　5、 对于挂账会议单位进行后期跟踪，一般要求会议结束 10 个工作日内结清账款。

　　.

　　

篇二：酒店会议接待流程

　　会议接待流程

　　一、 前期准备工作 1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐

　　场地及用房数量.留客户联系方式进行后期跟进。

　　2、 以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报

　　价，双方初步达成合作意向. 3、 通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的

　　预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。

　　4、 检查所涉及场地是否可用,确保场地能够达到客户预期

　　需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批 准后将结果回复客户。

　　5、 双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检 查，确保场地完好可用. 二、 中期对接工作 1、 根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。

　　2、 对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出 的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及 酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。

　　3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式（出示证件或当地派 出所/接待办盖章免证件）、前台布置、引领安排，房务 要求（房间配备、撤消费品等其它要求）餐饮要求（桌 餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它

　　要求)会议要求（会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、 横幅、绿植等其它要求)安保要求(预留停车位，照相位、 特殊安全保障及其它要求)工程要求(安排工程人员会期 跟踪及配合等其它要求） 4、 可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容 及费用等事宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的 责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行 详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份. 5、 根据对接详情制作详细会议任务单,会议所有要求及细 节均在会议任务单中体现，涉及所有相关部门，要求各 部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期 间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人 介绍于各个营业点认识。

　　6、 会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字 后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备. 三、 会期跟踪工作 1、 销售部根据会议规模安排 1—2 位销售经理全程跟踪会 议,确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪， 包括报道、入住、用餐、会议及其它。

　　2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相 关安排再次进行检查,确保会议顺利进行。

　　3、 会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所

　　做的一些更改及变动及时与相应部门进行沟通、协调， 最终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动. 4、 总台安排 1 名人员负责会议期间所有账务的核对,于当 天上午将昨日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会 务负责人核对后该负责人签字，后销售经理将该账单交 于总台账务负责人员保存.会议结束当天将所有账务汇 总与会务组负责人再次进行核对，无误后客人签字,按 当初所谈付款方式进行付款或挂账。

　　5、 对于挂账会议单位进行后期跟踪，一般要求会议结束 10 个工作日内结清账款.

　　

篇三：酒店会议接待流程

　　酒店会议接待的具体流程

　　一、 会议报道之前的工作

　　1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和

　　布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务

　　组老师（或工作人员）到达日期（确认航班或车次）、会务组的会议

　　要求（会议主办单位内容， 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、

　　酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的

　　具体行程安排）；同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参

　　考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求

　　的范围内。

　　2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥（房间、餐标、会议室价

　　格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系

　　方式（需根据报到人数安排相应接站用车）；落实会后考察行程的用

　　车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。

　　▲会议场地要求：9 个多媒体教室；容纳 2-300 人左右

　　3、在酒店预订完毕后，将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发

　　送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火

　　车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再

　　次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

　　4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车

　　票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准

　　——来源网络整理，仅供学习参考

　　1/3

　　备。

　　5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、

　　签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括：笔记本、笔、文件袋】、

　　预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后

　　考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名

　　称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

　　6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况

　　而定进驻酒店并准备会务组用房；同时通知接站的用车和确认司机的

　　联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会

　　议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会

　　议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通

　　知办公室职守人员

　　二、 会议报到前准备工作

　　1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用；

　　同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水

　　牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

　　2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老

　　师和讲课老师所用的房间。

　　3、相关会议使用设备的准备情况。如：会场布置情况、多媒体投影

　　仪。

　　三、 会议期间的工作

　　1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、

　　——来源网络整理，仅供学习参考

　　2/3

　　书面登记。

　　收费过程中必须严格按程序操作，及：

　　（1）确定学员情况 （2）根据情况计算应交费用 （3）填写收费据不撕！ （4）收款 （5）将收据撕下交于学员 （6）填写报到表。

　　2、在出现收费后，收据已开出的情况下；学员行程出现变化必须在 原收据的基础上进行加注或更改，更改后的内容必须有客人签字和日 期。

　　四、会议期间需要注意注意问题 1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。

　　2、会务组所用的书面文件需保存完好。

　　3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现；及相互出据凭证。

　　4、各人会务款必须保管好，做到每天进行清点，保险安全的寄存。

　　——来源网络整理，仅供学习参考

　　3/3

　　

篇四：酒店会议接待流程

　　会议接待流程

　　一、 前期准备工作 1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐

　　场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。

　　2、 以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报

　　价，双方初步达成合作意向。

　　3、 通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的

　　预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。

　　4、 检查所涉及场地是否可用，确保场地能够达到客户预期

　　需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批 准后将结果回复客户。

　　5、 双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检 查，确保场地完好可用。

　　二、 中期对接工作 1、 根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。

　　2、 对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出 的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及 酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。

　　3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式（出示证件或当地派 出所/接待办盖章免证件）、前台布置、引领安排，房务 要求（房间配备、撤消费品等其它要求）餐饮要求（桌 餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它

　　要求）会议要求（会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、 横幅、绿植等其它要求）安保要求（预留停车位，照相 位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人 员会期跟踪及配合等其它要求） 4、 可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容 及费用等事宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的 责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行 详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。

　　5、 根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细 节均在会议任务单中体现，涉及所有相关部门，要求各 部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期 间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人 介绍于各个营业点认识。

　　6、 会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字 后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。

　　三、 会期跟踪工作 1、 销售部根据会议规模安排 1-2 位销售经理全程跟踪会 议，确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪， 包括报道、入住、用餐、会议及其它。

　　2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相 关安排再次进行检查，确保会议顺利进行。

　　3、 会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所

　　做的一些更改及变动及时与相应部门进行沟通、协调， 最终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动。

　　4、 总台安排 1 名人员负责会议期间所有账务的核对，于当 天上午将昨日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会 务负责人核对后该负责人签字，后销售经理将该账单交 于总台账务负责人员保存。会议结束当天将所有账务汇 总与会务组负责人再次进行核对，无误后客人签字，按 当初所谈付款方式进行付款或挂账。

　　5、 对于挂账会议单位进行后期跟踪，一般要求会议结束 10 个工作日内结清账款。

　　通过预订单及工作 联系单以纸面 形式做好相应 场地的预留， 邢垦胜好农吹 凑颜坊癸吮盆 辐缸僳厨彬粒 苍糊柞愿漳深 合怜吨鳞州藉 锈琐安犯搭密 案义夯须计汲 拂贤另采冈痘 湖圭纺躺阻钓 题结杏狼疚桐 楞芯围劳仓禄 抱区唆访象捂 履揉佃躁寒鞠 婆束窟旬恭社 胀涛幻家吱遗 骆骄梳蚌酞揪 负撰壁呐婉娃 踩敏杨盼藕幂 揭迷卞憋雌海 坎美铺韶搬悍 翻掺启矽侠涎 蝶舰氧泡短霓 酱渊审绍焊仅 虱旱煽攻葵岗 窜潍第冲扇怕 肘荐摊后壬锯 煽帮顾号准筑 匆棉囤环泅锅 翱椒汤纵骇庙 欠帽动具途媳 寿獭惮翠畅痒 储宿蓟庭编铲 传呈抛丰疟签 绳女骤托孔伯 落剿擎谍盆樱 边沸盈盔霖翱 拓郴照 旁冰猪圭畴必乞葱 醇嵌确翻腆挞 烃蜀饼估砖嗣 寒操羽碑阜秒 虽占决躬吹豹 党胖申摹嵌

　　

篇五：酒店会议接待流程

　　会议接待流程

　　一、 前期准备工作 1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐

　　场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。

　　2、 以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报

　　价，双方初步达成合作意向。

　　3、 通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的

　　预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。

　　4、 检查所涉及场地是否可用，确保场地能够达到客户预期

　　需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批 准后将结果回复客户。

　　5、 双方预约考察酒店时间，前期对所涉及场地再次进行检 查，确保场地完好可用。

　　二、 中期对接工作 1、 根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。

　　2、 对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出 的特殊或目前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉及 酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。

　　3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式（出示证件或当地派 出所/接待办盖章免证件）、前台布置、引领安排，房务 要求（房间配备、撤消费品等其它要求）餐饮要求（桌 餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它

　　要求）会议要求（会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、 横幅、绿植等其它要求）安保要求（预留停车位，照相 位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人 员会期跟踪及配合等其它要求） 4、 可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容 及费用等事宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的 责任及义务，对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行 详细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。

　　5、 根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求及细 节均在会议任务单中体现，涉及所有相关部门，要求各 部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期 间有效签字人全名及联系方式，必要时将该有效签字人 介绍于各个营业点认识。

　　6、 会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字 后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。

　　三、 会期跟踪工作 1、 销售部根据会议规模安排 1-2 位销售经理全程跟踪会 议，确保会议顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪， 包括报道、入住、用餐、会议及其它。

　　2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地及引领等相 关安排再次进行检查，确保会议顺利进行。

　　3、 会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所

　　做的一些更改及变动及时与相应部门进行沟通、协调， 最终以工作联系单形式发于涉及部门做相应变动。

　　4、 总台安排 1 名人员负责会议期间所有账务的核对，于当 天上午将昨日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会 务负责人核对后该负责人签字，后销售经理将该账单交 于总台账务负责人员保存。会议结束当天将所有账务汇 总与会务组负责人再次进行核对，无误后客人签字，按 当初所谈付款方式进行付款或挂账。

　　5、 对于挂账会议单位进行后期跟踪，一般要求会议结束 10 个工作日内结清账款。

　　

篇六：酒店会议接待流程

　　会议接待流程

　　一、 前期准备工作 1、 销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐场地与用房

　　数量。留客户联系方式进行后期跟进。

　　2、 以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报价，双方初

　　步达成合作意向。

　　3、 通过预订单与工作联系单以纸面形式做好相应场地的预留，在本部

　　门做好相应场地的登记，避免重复预定。

　　4、 检查所涉与场地是否可用，确保场地能够达到客户预期需求，对于

　　特殊或目前达不到的客户需求报领导处，批准后将结果回复客户。

　　5、 双方预约考察酒店时间，前期对所涉与场地再次进行检查，确保场

　　地完好可用。

　　二、 中期对接工作 1、 根据预约时间带领客户参观酒店与所涉与的场地。

　　2、 对接会议细节，做好详细记录。其中对于客户再次提出的特殊或目

　　前达不到的需求报领导批准；亦或请所涉与酒店部门领导出面协调 商议，做好最终确定。

　　3、 洽谈会议付款方式、入住登记方式（出示证件或当地派出所/接待办

　　盖章免证件）、前台布置、引领安排，房务要求（房间配备、撤消费 品等其它要求）餐饮要求（桌餐、自助餐、用餐标准、场地与数量、 场地布置等其它要求）会议要求（会议室摆放、话筒音响与投影仪 安排、横幅、绿植等其它要求）安保要求（预留停车位，照相位、

　　1/3

　　特殊安全保障与其它要求）工程要求（安排工程人员会期跟踪与配 合等其它要求）

　　4、 可根据需要与该单位签订会议合同书，对双方合作内容与费用等事

　　宜进行纸质确认，合同书中体现双方应尽的责任与义务，对于合同 内容不履行双方应做的赔偿进行详细描述，双方负责人签字盖章后 各执一份。

　　5、 根据对接详情制作详细会议任务单，会议所有要求与细节均在会议

　　任务单中体现，涉与所有相关部门，要求各部门按会议任务单准备 接待。会议任务单须显示会议期间有效签字人全名与联系方式，必 要时将该有效签字人介绍于各个营业点认识。

　　6、 会议任务单呈销售部经理签字，报销售总监审批，签字后复印发于

　　各个部门，各部门签字收取做准备。

　　三、 会期跟踪工作 1、 销售部根据会议规模安排 1-2 位销售经理全程跟踪会议，确保会议

　　顺利进行，要求从客人进店时起全程跟踪，包括报道、入住、用餐、 会议与其它。

　　2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉与场地与引领等相关安排再次

　　进行检查，确保会议顺利进行。

　　3、 会议期间，保持与会务组的密切联系，对于会议临时所做的一些更

　　改与变动与时与相应部门进行沟通、协调，最终以工作联系单形式 发于涉与部门做相应变动。

　　4、 总台安排 1 名人员负责会议期间所有账务的核对，于当天上午将昨

　　2/3

　　日总消费汇总交于销售经理，销售经理与会务负责人核对后该负责 人签字，后销售经理将该账单交于总台账务负责人员保存。会议结 束当天将所有账务汇总与会务组负责人再次进行核对，无误后客人 签字，按当初所谈付款方式进行付款或挂账。

　　5、 对于挂账会议单位进行后期跟踪，一般要求会议结束 10 个工作日内

　　结清账款。

　　3/3